压缩 PDF 以符合电子邮件附件大小限制
“附件过大”是大家寻找 PDF 压缩工具最常见的原因之一。解决方法通常是使用“中等”压缩跑一次——但了解自己面临的实际大小限制会更有帮助，因为一旦计入编码开销，这些限制往往比大多数人想象的还要低。
各服务商的附件大小限制
邮件服务商所规定的邮件总大小限制，包含所有附件以及邮件正文本身。编码大约会将原始文件大小增加三分之一，因此文件大小建议尽量明显低于该限制值。
| 提供商 | 规定限制 | 安全适用的 PDF 大小 |
|---|---|---|
| Gmail | 25 MB | 小于 18 MB |
| Outlook.com | 20 MB | 小于 14 MB |
| Microsoft 365（默认） | 25 MB | 小于 18 MB |
| iCloud Mail | 20 MB | 小于 14 MB |
| 许多企业服务器 | 10 MB | 小于 7 MB |
制作可发送文件的最快途径
对于常见的扫描合同或报告，“中度”压缩可将文件控制在上述各限制范围内，同时确保页面在屏幕上易于阅读。仅在接收方服务器限制极为严格或文档为长篇彩色扫描件时，才建议使用“最大”压缩。
何时压缩并非理想解决方案
如果文档必须保持印刷级画质（如艺术作品、归档用的签字原件、高分辨率图纸），请不要为了塞进邮件而进行压缩。建议改为分享云存储链接；仅在收件人只需阅读内容时才发送压缩副本。
分步操作
- 1打开“压缩”工具，添加您想要通过电子邮件发送的 PDF。
- 2选择“中等”——兼顾画质与大小的默认设置，非常适合用于邮件附件。
- 3将生成的文件大小与上方您服务商的安全限制进行对比。
- 4下载压缩副本并附加该文件。
常见问题解答
- Gmail 支持的 PDF 大小上限是多少？
- Gmail 允许每封邮件包含附件总计 25 MB。由于附件在传输时会进行编码，建议将 PDF 文件本身控制在约 18 MB 以内。
- 接收者会看出文件被压缩过吗？
- 选择“中等”质量时，屏幕上的可读性通常毫无二致。差异主要体现在全尺寸打印照片时。
- 我可以通过电子邮件将多个 PDF 作为一个文件发送吗？
- 可以——先将它们合并为一个 PDF，然后再对合并后的文档进行压缩。
- 压缩时我的文档会被上传吗？
- Small 和 Medium 压缩在浏览器中运行，无需上传任何内容。Maximum 压缩在服务器上处理，文件将在 1 小时内被删除。